السكرتاريا الحديثة وإدارة المكاتب العليا – المستوى التخصصي

ماسيتم تناوله خلال الدورة:

اليوم الأول:

المفاهيم الإستراتيجية الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية:

• أهمية العمل المكتبي في زيادة الفعالية الإدارية.
• دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي.
• المهارات الإدارية لمديري المكاتب وطرق تنميتها.
• المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق التميز في أداء مديري المكاتب.
• المهارات المهنية لمديري المكاتب لتحقيق الكفاءة والفعالية الإدارية.

المهارات الإدارية والسلوكية و الإبداعية لمدراء مكاتب الإدارة العليا:

• مهارات التواصل و التعامل مع الشخصيات المهمة.
• مهارات إدارة الوقت و ترتيب الأولويات و إدارة الإجتماعات
• مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات.
• مهارات إدارة الصراعات و التعامل مع المواقف الصعبة
• مهارة الذكاء العاطفي
• مهارات التفكير الابداعي و الابتكاري.

اليوم الثاني:

الإبداع والإبتكار في الأداء البروتوكولي المتميز:

• البروتوكول (تعريفه، نشأته، اهميته).
• أساليب التعامل مع كبار الشخصيات
• بروتوكول بطاقة الدعوة الرسمية (الحجم حسب اتفاقية فيينا، اللون، المحتوى، اللغة المستخدمة، طريقة إرسالها، طريقة تلبية الدعوى أو الاعتذار)
• بروتوكول إعداد برنامج زيارة لشخصية هامة (3 مراحل).
• البروتوكول وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات الصحفية لكبار الشخصيات

• مهارات السكرتارية الحديثة والعمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية.

  • تعريف ماهية وأهمية وظيفة السكرتارية
  •  المتطلبات والواجبات الوظيفية
  • الوظائف الرئيسية لمديري المكاتب والسكرتاريةومشكلات العمل المكتبي.
  •  دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي.
  • العملية الإدارية المكتبية.
  •  مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
  •  إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
  •  تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات

اليوم الثالث:

الإجراءات المتقدمة للسكرتارية التنفيذية:

• إجراءات العمل الإلكتروني في المكاتب.
• عناصر ومقومات أعمال السكرتارية الإلكترونية.
• السكرتارية الإلكترونية و تبسيط الإجراءات
• عناصر البيئة الفعالة للسكرتارية الإلكترونية.
• مهارات الإدارة الذاتية لمدراء المكاتب والسكرتارية الإلكترونية.
• مفاهيم ومعايير الجودة لأعمال السكرتارية الإلكترونية.

السكرتارية المتقدمة

• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.
• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.
• الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية.
• سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها
• خصائص الإدارة الإلكترونية وإمكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا

اليوم الرابع:

السكرتارية الإلكترونية

•       ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني؟
•       الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
•       أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
•       تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
•       تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
•       تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
•       التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.

آليات تطوير الكفاءة الإدارية و حتمية السكرتارية الإلكترونية:

• المنهج الإبتكاري لأعمال مدراء المكاتب وأعمال السكرتارية الإلكترونية
• التفكير الإبداعي لمديري المكاتب والسكرتارية الإلكترونية.
• التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية الإلكترونية.
• التعامل مع Word و ِAccess و Outlook.
• التقنيات المتقدمة في مواجهة ضغوط العمل والسيطرة على القلق والتوتر.

اليوم الخامس:

التطوير الذاتي للسكرتارية والاتيكيت المكتبي

•       مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
•       العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.
•       تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية.
•       التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
•       استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.
•       تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.
•       مهارات استخدام الهاتف.
•       بناء الشخصية الهاتفية.
•       تطبيق عملي متكامل.